EL IMPRESCINDIBLE “PROJECT CHARTER” ¿Qué es? ¿Cómo se elabora? Su utilidad

Resumen ejecutivo

Imaginemos por un momento, usted como gerente de un proyecto que inició hace seis meses, de doce planificados, dialogando con su equipo de trabajo. Analizando actividades en marcha salen a relucir estas situaciones: discrepancias y desacuerdos entre los grupos de trabajo, retrasos en el cronograma, surgen nuevos entregables y frentes de trabajo, hay inconformidad y reclamos del patrocinador, choques sobre el presupuesto. Son puntos álgidos y perturbadores que agobian y causan estrés al gerente y a todo su equipo.

¿Alguna vez se han presentado situaciones similares en sus proyectos?

No es una realidad exclusiva de su proyecto. Es algo común y en la mayoría de los casos tienen el mismo origen… el Project Charter o Acta de Constitución del Proyecto. Y no es porque por su naturaleza genere estas situaciones. Es porque no existe o ha sido mal elaborado.

Según el PMBOK del PMI, el Project Charter es el “Documento emitido por el iniciador del proyecto o patrocinador, que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al gerente la autoridad para dedicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto”.

Es la hoja de ruta que traza estratégicamente el alcance, los objetivos, hitos, entregas y pasos necesarios para completar las actividades de un proyecto.

Sin un Project Charter debidamente elaborado el proyecto pierde dirección y control. No existe una directriz para evitar situaciones como las descritas inicialmente y que conllevan a desviaciones severas en alcance, tiempo, costos o inevitablemente al fracaso. Sin el Project Charter no se cuenta con una guía para evitar y dirimir polémicas en todas las áreas que interactúan buscando el mismo objetivo.

Contar con un adecuado Project Charter constituye el punto de apoyo para la toda la estructura del proyecto, principalmente para el gerente, para quien representa su referencia en toda la gestión gerencial.

A continuación daremos una visión general a los componentes y características del Project Charter, incluido un ejemplo, para al final presentar una checklist en la que usted puede diagnosticar en qué medida su Project Charter está representando el instrumento necesario para la gerencia y cumple la tarea de patrón esperada.

¿Qué es?

El Project Charter es la guía usada y aplicada en todas las instancias del proyecto, con carácter relevante para el gerente del proyecto, los directores y el nivel que implementa las estrategias organizativas.

Es el marco de referencia dentro del cual se desarrolla el proyecto en todas sus facetas, desde la planificación detallada hasta la entrega final.

En él se establecen los objetivos estratégicos, el alcance, entregables, tiempos y presupuestos globales, los stakeholders, la estructura organizativa, los responsables y los roles que deben cumplir.

Para que un Project Charter cumpla su propósito, es importante incluir tantos detalles como sea posible, obviamente desde la visión estratégica, inicial y general del proyecto.

Importancia

Se evidencia en las consecuencias o efectos que se generan en tenerlo o no tenerlo debidamente elaborado. Al tocar todos los aspectos estructurales del proyecto garantiza coherencia y consistencia para alcanzar objetivos. Entre los principales efectos de contar con el Project Charter están:

• Evita desde el inicio, tergiversaciones y malentendidos, que son muy comunes en todo proyecto

• Sirve como un “contrato” entre patrocinador y el gerente

• Alinea el proyecto con la estrategia organizacional y facilita la aprobación de presupuesto y recursos

• Limita y reduce los cambios informales y sin control El famoso “scope creep”

• Facilita la transición entre gerentes cuando hay cambios de dirección

• Es referencia y puede ser considerado documento legal/auditoría del proyecto

• Según estadísticas del PMI, incrementa significativamente la probabilidad de éxito del proyecto

¿Le ha dado apoyo el Project Charter en su proyecto para puntos similares a los descritos? ¿Podemos conocer su experiencia?

Origen

Es elaborado al inicio del proyecto, antes de la planificación detallada. Los detalles que se consideren a este nivel deben tomar en cuenta que estamos al nivel alto de la planificación, Podemos denominarla planificación estratégica del proyecto. Generalmente es elaborado por el gerente del proyecto y su equipo de trabajo y con la participación y aprobación del patrocinador o de la alta dirección de los entes involucrados.

Su propósito inicial es autorizar el inicio del proyecto y alinearlo con las expectativas de los stakeholders y beneficiarios.

Elementos clave

Los puntos más destacados que debe contener el Project Charter son:

Esta guía ilustrativa de contenido para un Project Charter debe ser adaptada y customizada para ajustarla a la naturaleza, las características y necesidades de cada proyecto en particular.

¿Cubre su Project Charter todos los puntos clave indispensables para su proyecto?

Project Charter - Ejemplo ilustrativo

Para consolidar el concepto, tomamos un ejemplo (no real) en el campo tecnológico de un proyecto de migración de una ERP a una solución en la nube,

Errores al elaborar el Project Charter

Entre los errores más comunes en que se incurre al elaborar el Project Charter están:

• · Objetivos vagos o poco medibles

• · Formular metas generales sin indicadores claros

• · Alcance mal definido

• · Roles y responsabilidades poco claros

• · Falta de alineación con los stakeholders

• · Incluir recursos sin confirmar disponibilidad o no aprobados

• · Plazos y costos demasiado optimistas. Provocan retrasos y sobre costos

• · No identificar riesgos clave

• · Lenguaje demasiado técnico o ambiguo

• · Ausencia de criterios de éxito. Sin métricas claras

• · Considerar el Project Charter como trámite burocrático. Solo “para cumplir”

Si su Project Charter no está completo ni a su completa satisfacción, es conveniente mirarlo con detenimiento y determinar el por qué. Podemos conversar al respecto.

Checklist para validar su Project Charter

Descargue esta checklist para verificar que su Project Charter cubre todos los aspectos necesarios

1. Objetivos

__ Están claramente definidos

__ Son medibles (KPIs, métricas, entregables)

__ Están alineados con la estrategia organizacional

2. Alcance

__ Se especifica qué está incluido

__ Se aclara qué está excluido

__ Se previenen ambigüedades que lleven a scope creep

3. Roles y responsabilidades

__ Se identifican los stakeholders clave

__ Se asignan responsabilidades claras

__ Se documenta las líneas de autoridad y de decisión

4. Recursos

__ Presupuesto aprobado y realista

__ Recursos humanos confirmados

__ Equipos, herramientas y materiales disponibles

5. Cronograma

__ Fechas realistas

__ Dependencias identificadas

__ Hitos bien definidos

6. Riesgos

__ Principales riesgos identificados

__ Estrategias de mitigación documentadas

__ Planes de contingencia definidos

7. Criterios de éxito

__ Indicadores de aceptación claros

__ Métricas de desempeño definidas

__ Aprobación formal del patrocinador

8. Comunicación

__ Lenguaje claro y accesible para todos

__ Canales de comunicación definidos

__ Frecuencia de informes establecida

Según la afirmación o negación de los puntos señalados, ¿en cuál(es) punto(s) de su Project Charter debería enfocar la atención? Podemos hacer un diagnóstico conjuntamente para encontrar soluciones y optimizarlo para mejorar la gestión de sus proyectos.

A través de los siguientes botones puede descargar la checklist, contactarnos o compartir el artículo:

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