EL IMPRESCINDIBLE “PROJECT CHARTER”

El punto de partida o inicio de un proyecto puede estar marcado por uno o varios eventos o circunstancias, los cuales pueden variar dependiendo de las características del proyecto y la metodología utilizada. No obstante, en forma general, se origina con la identificación de una necesidad, la solución para una situación deficiente, anómala o emergencia, o la oportunidad para mejorar una situación específica.

Cualquiera que sea el origen o iniciador de un proyecto, éste debe establecer objetivos precisos, coherentes, lógicos y acordes con las necesidades a las que se buscan soluciones. Al mismo tiempo se debe establecer una secuencia de pasos que conlleven con certeza y de forma garantizada el logro de esos objetivos.

Estos pasos iniciales y los subsiguientes se consideran como parte de la llamada planificación de alto nivel donde se establecen los principales entregables y resultados globales del proyecto. En este momento se desarrollan estudios preliminares y generales del proyecto, se elaboran los documentos iniciales como el “Acta de Constitución” del proyecto, un caso de negocio, o documentos similares que definan el camino a seguir.

La aprobación de un Acta de Constitución del proyecto (conocido también como Project Charter) u otro documento similar, constituye la autorización formal para el inicio del mismo. Éste representa el punto de partida para iniciar la planificación a un nivel más detallado, que se consideran ya como actividades propias del proyecto.

¿Qué es un Acta de Constitución del proyecto en la gestión de proyectos (Project Charter)?

El Acta de Constitución del proyecto (Project Charter) es la guía principal para el gerente del proyecto y todo el equipo de trabajo; es el marco de referencia general en el que se desarrolla el proyecto y cada uno de sus aspectos, así como el obligatorio cumplimiento en cada una de las áreas o fases que lo constituyen. En ella se establecen los objetivos principales, el alcance, los miembros del equipo y demás involucrados en un proyecto. Es la fuente única e inequívoca para definir y desarrollar todos los aspectos y detalles que conforman el proyecto.

Del mismo modo representa la referencia para los directivos, los patrocinadores y, en general, para las partes interesadas (Stakeholders).

Para que un Acta de Constitución del proyecto sea eficaz, es importante incluir tantos detalles como sea posible, obviamente desde la visión inicial y general del proyecto.

Para la elaboración del Project Charter de un proyecto se deben considerar tres aspectos principales:

• Establecer objetivos asociados a metas factibles, mesuradas y medibles.

• Establecer clara y concisamente su alcance, delineando límites precisos para el proyecto, determinando qué está dentro y qué no hace parte del mismo, lo cual determina las expectativas de todos los involucrados.

• Del mismo modo se deben establecer los entregables; en este momento, los de más alto nivel que conformen el propósito general del proyecto. Puede referirse a productos, infraestructuras, sistemas, modelos y en general, los que estén acordes con el origen del proyecto.

¿Qué debe contener el Project Charter o Acta de Constitución de un proyecto?

1. Nombre claro y conciso que identifique al proyecto.

2. El objetivo, que describa clara y precisamente lo que se espera lograr al final del proyecto. Debe ser especifico, medible, alcanzable, realista. Señalar qué se considera el éxito del proyecto ilustra su objetivo.

3. Justificación, se debe expresar en forma concreta las razones por las cuales se está llevando a cabo el proyecto. Esto puede incluir oportunidades de negocio, necesidades del cliente, regulaciones, mejoras, problemas a solucionar, entre otras.

4. El alcance, indicando todo lo que se espera obtener del proyecto y para mayor claridad lo que no está incluido en él; esto permite que no se trabaje en actividades que no hacen parte del proyecto o se creen falsas expectativas. Se puede decir que en este punto se establecen las fronteras del proyecto.

5. Entregables, se refiere a resultados específicos que deben ser entregados al final de una fase o del proyecto. Son productos tangibles o intangibles. Pueden incluir informes, documentos, diseños, infraestructuras, software, hardware, entre otros. Los entregables son generalmente verificables y forman parte de la estructura de desglose del trabajo (EDT o WBS) del proyecto.

6. Las metas suelen representar pasos medibles, evaluables y sujetos a plazos que contribuyen a la consecución del objetivo. Son concretos y sirven como etapas para el cumplimiento del propósito del proyecto. Como ejemplo, una meta puede ser "reducir el tiempo de respuesta en un 20% a la atención de un servicio, en un lapso de 60 días", mientras que el objetivo sería “mejorar los tiempos de respuesta o la eficiencia de un servicio”.

7. Requisitos, son las exigencias u obligaciones que deben cumplirse para el éxito del proyecto.

8. Restricciones, son las limitaciones o impedimentos que tiene el proyecto, tales como presupuesto, tiempo, recursos disponibles, leyes, normas, regulaciones y todo lo que formal y legalmente representen un límite.

9. Las partes interesadas (Stakeholders), deben ser identificadas y asignados sus roles, compromisos y responsabilidades. Es fundamental para que todos se sientan involucrados, conozcan su papel y estén siguiendo y observando el desarrollo del proyecto en función de sus obligaciones y expectativas. Esto puede incluir patrocinadores, clientes, equipos de trabajo, comunidad, entes gubernamentales, entre otros.

10. Estructura organizativa, establece funciones, autoridades y obligaciones de los miembros del equipo y las responsabilidades en la toma de decisiones.

11. Presupuesto estimado, un resumen global de los costos estimados del proyecto, incluyendo fuentes de financiamiento y compromisos financieros. No es un presupuesto detallado, pero si un marco de referencia. Es ideal en este punto que se establezca la estructura que tendrá la autoridad para el manejo de los recursos financieros.

12. Cronograma del proyecto, establece la secuencia global de actividades, los hitos más importantes del proyecto y un cronograma general. Incluye una fecha de inicio y una fecha de finalización estimadas.

13. Riesgos Iniciales, la lista de riesgos potenciales identificados en el inicio del proyecto y las estrategias iniciales para abordarlos.

14. Aprobaciones, el espacio para que los responsables del proyecto, patrocinadores y partes interesadas principales firmen el Project Charter, lo que indica su aprobación y compromiso.

15. Anexos, toda información adicional y documentos que sean relevantes para el proyecto.

¿Cuándo utilizar el Project Charter o Acta de Constitución del proyecto?

Los estatutos del proyecto son la única y principal fuente formal de información que describe las directrices del proyecto a lo largo de su desarrollo. Siempre es imprescindible el Project Charter para orientar al equipo, mantenerlo centrado en el cumplimiento de las actividades a desarrollar y para cuidar que todos los involucrados cumplan las funciones y tareas comprometidas.

A medida que se desarrolla el proyecto, el Project Charter es el elemento a consultar para asegurarse de permanecer dentro del alcance y marco de referencia establecidos. Es la hoja de ruta que guía el desarrollo del proyecto.

El Project Charter es el vínculo o enlace inicial del proyecto con las partes interesadas, donde al mismo tiempo de verse identificadas lo toman como referencia para hacerle control y seguimiento.

Muchas veces un proyecto inicia actividades solo con una idea o una instrucción gerencial, situación que determina un futuro incierto con alta probabilidad de fracaso. 

Si bien es cierto que es indiscutible la necesidad de tener un Project Charter para el desarrollo de un proyecto, esto no es suficiente. La claridad, calidad, autenticidad de su información y contenido son la garantía de que todo el desarrollo del proyecto esté dentro del marco de lo deseado y esperado.

Concluimos que un Project Charter es un documento fundamental en la gestión de un proyecto, ya que establece las bases estructurales del mismo, la organización formal de los involucrados y las autoridades del mismo. Identifica y define desde su origen la razón de ser sus objetivos, metas, alcance, entregables y todo lo que constituye el éxito del proyecto.