¿ES POSIBLE APLICAR LA NORMA ISO 9001 EN EMPRESAS PEQUEÑAS?

He hecho una reflexión sobre procesos en una empresa, al recordar algo curioso que me sucedió mientras preparábamos una oferta para la aplicación de la ISO 9001 en una de nuestras empresas clientes. Recuerdo que, en esa oportunidad, mientras redactábamos el área de procedimientos y conceptos relacionados con procesos, comencé a vincular las rutinas a mi alrededor con ello y surgieron un montón de ejemplos de cómo utilizar y optimizar procedimientos, al igual que los componentes de procesos en sus diferentes niveles. Aplicaba mentalmente la metodología de procedimientos e instructivos en mis rutinas personales.

Les propongo un ejercicio sencillo, primero en casa y luego en el trabajo:

Imaginemos algo que hacemos en casa repetidas veces, rutina diaria. Sin prepararlo mucho seguimos mentalmente un procedimiento, un orden de realizar las subrutinas o pasos para lograr lo que queremos o debemos realizar. Como decía al principio, hice este ejercicio en casa y me di cuenta del tiempo que perdía si saltaba pasos o cambiaba el orden de ellos, incluso podía ocasionar un gasto extra. Pero lo excitante es que se me ocurrían mejores métodos, pudiendo optimizar el proceso, mejorando resultados y evitando gastar más.

Los invito a intentarlo. Saben que hay niveles en la documentación sobre la forma de hacer los procesos: los manuales contienen procedimientos y éstos instrucciones. Y es importante que algunas instrucciones sencillas, por ejemplo, en una fábrica, sean gráficas, visibles fácilmente por operadores. Algunas son advertencias de lo que no debemos hacer. Bien, en nuestro ejemplo, la fábrica es nuestra casa y nosotros somos los empleados, actuaremos como líderes y como seguidores, según nuestro papel en la estructura organizacional que adoptemos.

Y luego de que hagan esto, llévense la idea a su lugar de trabajo y aplíquenla individualmente. Si les resulta exitoso, involucren a alguien más.

¿Por qué les propongo este ejercicio?

Me atrevo a generalizar la idea de que las pequeñas empresas creen que invertir en este tipo de aprendizaje, extendido a su aplicación por todos los compañeros, es sólo para empresas medianas o grandes, porque es una sofisticación o porque representan un costo y que éste es relativamente elevado.

Manuales, Procedimientos, Instructivos, Formularios, basados en los procesos de la empresa

Si estamos hablando de una pequeña y mediana empresa, verán que al contratar a un Consultor para que les explique los conceptos, elabore con ustedes Manuales de Organización, Manuales de Operación, Manuales técnicos, de Mantenimiento o de cualquier campo, con sus respectivos Procedimientos e Instrucciones, basados en los conceptos de procesos, lograrán beneficios inmediatos, involucrando a los compañeros, pues todos ejecutan procesos, los que se agrupan para formar macroprocesos, se establecen relaciones entre departamentos funcionales, se esperan resultados en diferentes etapas que se convierten en entradas de otros procesos hasta llegar al resultado final: el valor entregado al cliente.

Todo negocio, por pequeño que sea, tiene procesos. Y todo proceso puede mejorarse.

Uno de los elementos de un proceso son los recursos, tanto materiales como humanos. En cuanto a los recursos humanos, es muy importante valorar y desarrollar al personal. En ocasiones hay personas muy importantes para la empresa porque tienen habilidades especiales, tienen experiencia y conocen muy bien su trabajo, pero están atados a procesos específicos. Pues no podemos depender de ellas para realizar los procesos. Su excelente trabajo merece una recompensa personal y profesional, ascensos, aumentos económicos, adiestramiento, incentivos para su desarrollo profesional, rotación dentro de la empresa, pero no deberíamos esclavizarlas en una actividad porque sean las personas que saben cómo hacerla. Si los procesos están bien diseñados, formalmente escritos y autorizados, formarán parte del adiestramiento a nuevos empleados o a compañeros que rotan dentro de la empresa como parte de su desarrollo profesional, todo funcionará sin depender de alguien que se puede enfermar, salir de vacaciones o, lamentablemente, retirarse de la empresa.

Las empresas están basadas en el capital humano y organizacional, pues son los que desarrollan los procesos, con los que a su vez se elaboran los productos y servicios para el cliente. Nuestro deber es preparar a nuestros compañeros, hacer agradable su trabajo, disminuir o eliminar los riesgos y lograr que se queden a gusto con nosotros, porque trabajar en algo que nos gusta estimula la creatividad; el ambiente y el desarrollo profesional y personal, el capital organizacional, generan el sentido de pertenencia con la empresa. Y eso es lo que estamos buscando, desarrollar valor en todas las fases de la creación del producto o servicio que entregamos al cliente y lograr su preferencia y lealtad y, con ello, elevar el nivel de competitividad y expansión de nuestro mercado, independientemente del tamaño actual de nuestra empresa.

¡Hagan la prueba con rutinas pequeñas y cuando quieran conversamos para apoyarlos en el fascinante mundo de los procesos y su documentación!